Le registre unique du personnel (L.1221-13 et suivants du Code du travail) doit être tenu par toute entreprise afin de rendre compte des emplois dans chaque établissement du GE.

Ce document doit comporter certaines mentions obligatoires relatives à l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Toutes les mentions portées sur le RUP doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié.
Le RUP concerne en premier lieu les salariés de l’entreprise, mais il concerne également :

  • Les stagiaires accueillis dans le GE,
  • Les volontaires en service civique

A noter : Les travailleurs étrangers doivent aussi figurer dans le RUP.

La tenue de ce RUP est obligatoire au niveau de l’établissement, si le Groupement d’Employeurs est composé de plusieurs établissements il doit y avoir un RUP par établissement.

Mentions obligatoires dans le RUP (D.1221-23 du Code du travail) :

  • Nom et prénom,
  • Nationalité,
  • Date de naissance,
  • Sexe,
  • Emploi,
  • Qualification,
  • Date d’entrée et de sortie de l’établissement,
  • Quand une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, il est nécessaire de mentionner la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation,
  • Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
  • Pour les travailleurs titulaires d’un CDD, la mention « CDD » doit apparaître,
  • Pour les salariés temporaires la mention « salariés temporaires » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire,
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un Groupement d’Employeurs, la mention « mis à disposition par un GE » ainsi que la dénomination et l’adresse du Groupement d’Employeurs,
  • Pour les salariés à temps partiel, la mention « salariés à temps partiel »,
  • Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En outre une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité pour les travailleurs étrangers ou des déclarations préalables de détachement doit être annexée au RUP.
Il arrive, notamment dans les Groupement d’Employeurs, que des salariés soient dans un premier temps embauchés en CDD et que celui-ci se transforme en CDI. Dans ce cas il conviendra de préciser sur la même ligne “fin du CDD le…” et “CDI à compter du…”.

A noter : Le personnel doit être mentionné dans le RUP suivant l’ordre chronologique d’embauche et de façon indélébile.

Forme du RUP: version papier ou numérique?

Le RUP ne doit pas revêtir de forme particulière. Il peut être établie en version papier ou informatique.
Toutefois pour la version informatique il convient de s’assurer que cette version offre les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier. De plus le document ne doit pas pouvoir être modifié ultérieurement, ainsi pour toute modification il est nécessaire de rayer les mentions précédemment inscrites.
Ce RUP, s’il est établi sur un support informatique, est dispensé de déclaration à la CNIL lorsqu’il répond aux conditions fixées par les délibérations CNIL n°2004-097 du 9 décembre 2004.

Sanctions

Lorsque l’employeur ne remplit pas ses obligations il est passible d’une amende de 4ème classe allant jusqu’à :

  • 750€ pour les personnes physiques,
  • 3750€ pour les personnes morales,

Cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Stagiaires

Pour les stagiaires accueillis dans le Groupement d’Employeurs il convient d’inscrire dans le RUP leur nom, prénom, dans une partie spécifique du document.
Il faut également préciser les dates de début et de fin du stage, prénom et nom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.